Enterprise Web Room Booking ondersteunt self service met totale controle voor de gebruikers die ad-hoc boekingen dan wel reserveringen wensen te maken.

• Aanvragen of reserveren van een ruimte.
• Keuze of een boeking is vastgelegd dan wel nog bevestigd moet worden NIEUW
• Autoriseren wat gebruikers kunnen zien of doen (in combinatie met Enterprise Authorisation Manager) NIEUW
• Boek meerdere ruimtes met een enkele boeking NIEUW
• Bekijken van de status van bestaande boekingen.
• Annuleren van overbodige boekingen.

Autorisatie staat u toe om te bepalen of een gebruiker direct een boeking mag maken dan wel een verzoek moet indienen dat door een andere gebruiker wordt goedgekeurd. Iedere gebruiker zou toestemming kunnen hebben om bepaalde ruimtes zelf te boeken terwijl andere ruimtes alleen aangevraagd kunnen worden.

Het hele proces van ad-hoc boeken kan worden gedaan op basis van self service. Een aanpasbaar boekingsformulier zorgt ervoor dat de aanvragers alle benodigde informatie moeten opgeven die u nodig heeft alvorens een verzoek te kunnen indienen dan wel een boeking te kunnen maken. Dit zal de tijd die nodig is om dit proces te beheren drastisch verminderen. E-mailbevestigingen bij de aanvraag van een ruimte, bevestiging van een boeking of een annulering worden automatisch verzonden. Deze e-mails kunnen naar meerdere adressen verstuurd worden (bijvoorbeeld naar de aanvrager en een kopie naar de afdeling die eigenaar is van de ruimte).

“WRB 2.0 geeft automie aan gebruikers zodat deze beschikbare ruimtes kunnen zoeken en boeken, die geschikt zijn voor vergaderingen, bijeenkomsten en andere ad-hoc activiteiten. In combinatie met de Authorisation Manager is WRB 2.0 een krachtig middel dat gebruikers nog meer mogelijkheden geeft en bovendien de werkdruk vermindert en beter stroomlijnt voor de roosteraars die de Course Planner gebruiken”. (Julie Lane – Universiteit Planning Service Manager, Sheffield Hallam University).